Standardsoftware, Individualsoftware oder Anpassung:

Fast jedes Digitalisierungsprojekt beginnt mit derselben Grundsatzfrage: fertige Software einkaufen, eine bestehende Lösung anpassen lassen, oder komplett neu entwickeln? Alle drei Wege sind legitim – die falsche Wahl liegt meist nicht in der Entscheidung selbst, sondern darin, sie ohne klare Kriterien zu treffen.

Standardsoftware: schnell, aber unflexibel

Der große Vorteil von Standardsoftware ist die Geschwindigkeit: Sie ist sofort verfügbar, meist gut dokumentiert und wird vom Anbieter weiterentwickelt und gewartet. Der Nachteil zeigt sich erst später, wenn die eigenen Prozesse nicht in das vorgesehene Schema passen. Dann beginnt eine Spirale aus Workarounds, Zusatz-Plugins und manuellen Zwischenschritten – am Ende oft teurer und fehleranfälliger, als es eine passendere Lösung von Anfang an gewesen wäre.

Standardsoftware eignet sich am besten für Prozesse, die branchenübergreifend ähnlich ablaufen: Buchhaltung, allgemeine Zeiterfassung, Standard-CRM-Funktionen.

Individualentwicklung: passgenau, aber aufwendiger

Eine Neuentwicklung lohnt sich dort, wo die eigenen Prozesse tatsächlich untypisch sind – oder wo genau diese Prozesse den eigenen Wettbewerbsvorteil ausmachen. Wer Software entwickelt, die exakt zum eigenen Geschäft passt, muss keine Kompromisse zwischen dem eigenen Prozess und den Annahmen eines Softwareherstellers eingehen. Der Preis dafür ist ein höherer initialer Aufwand und die Verantwortung für die langfristige Wartung.

Ein häufiger Denkfehler: Individualentwicklung wird oft als "teurer" wahrgenommen als Standardsoftware – ohne zu berücksichtigen, was die Summe aller Workarounds und Zusatzlizenzen einer unpassenden Standardlösung über mehrere Jahre tatsächlich kostet.

Der Mittelweg: Anpassung und Erweiterung

Zwischen beiden Extremen liegt eine oft unterschätzte Option: eine bestehende Lösung – sei es Standardsoftware oder eine bereits vorhandene Individuallösung – gezielt um die fehlenden Funktionen zu erweitern, statt komplett neu zu bauen. Das setzt voraus, dass die Basis technisch offen genug ist, um erweitert zu werden, und dass die Erweiterung sauber von der Kernlösung getrennt bleibt, damit spätere Updates nicht zu Konflikten führen.

Kriterien für eine fundierte Entscheidung

Statt sich von Marketingversprechen leiten zu lassen, helfen einige nüchterne Fragen:

Wie speziell sind die eigenen Prozesse tatsächlich – im Vergleich zu Wettbewerbern derselben Branche? Welche Kosten entstehen langfristig für Lizenzen, Zusatzmodule und Workarounds bei einer Standardlösung? Wie kritisch ist der betroffene Prozess für das eigene Geschäftsmodell? Kernprozesse verdienen eher eine passgenaue Lösung als Nebenprozesse. Ist im Unternehmen die Kapazität vorhanden, eine Individuallösung langfristig zu betreuen – intern oder über einen verlässlichen externen Partner? Fazit

Es gibt keine grundsätzlich richtige oder falsche Antwort auf die Frage "kaufen oder entwickeln" – wohl aber eine falsche Herangehensweise: die Entscheidung an der Oberfläche zu treffen, statt an den tatsächlichen Prozessen und ihrer strategischen Bedeutung für das eigene Geschäft.